行政人员必学：AI日程管理与会议记录

。# 行政人员必学：AI日程管理与会议记录实用指南

一、AI日程管理：告别繁琐协调，高效安排会议

对于行政人员而言，会议/预约安排是日常工作的核心痛点之一（如协调多方时间、同步日历、发送通知等）。AI日程管理工具通过算法优化流程，可大幅减少沟通成本，提升时间利用率。以下是针对行政场景的高适配工具：

1. Wellpin：免费且功能全面的AI日程助手

Wellpin是2025年推出的智能日程管理工具，专注于简化会议/预约安排流程，尤其适合行政人员（如招聘面试、客户会议、内部会议等场景）。

核心功能（引用9 ）：

功能 描述

高级安排助手 利用AI算法分析多方时间 availability，自动推荐最优会议时间，减少来回沟通

日历与视频会议集成 无缝同步Google Calendar、Zoom等工具，实时更新日程并生成会议链接

可定制会议链接 创建个性化链接，展示空闲时间及首选会议时长（如“30分钟面试”“1小时项目会”）

用户友好界面 几分钟内完成偏好设置，支持语音/文字指令快速操作

行政场景优势：

完全免费（无隐藏费用），适合预算有限的企业；

支持批量安排（如招聘季集中安排候选人面试），节省大量时间；

自动发送会议提醒（含议程、链接），减少“漏会”“忘准备”问题。

二、AI会议记录：从“手动整理”到“智能生成”，效率翻倍

行政人员常需负责会议纪要整理，传统方式（录音→转文字→提炼重点）耗时耗力且易遗漏。AI会议记录工具通过语音识别+自然语言处理技术，可实现“实时转写+自动总结+待办提取”，彻底解放双手。以下是行政办公高频使用工具：

1. WPS AI：一体化会议管理，覆盖全流程

WPS AI集成于WPS Office，是行政人员的“办公全能助手”，尤其擅长会议全流程管理（引用11 ）：

会前：语音指令快速预约会议室（如“WPS AI，预定明天下午3点大会议室，邀请销售部全体”），自动发送会议邀请并推荐议程；

会后：自动转写会议录音，生成结构化纪要（含发言者、关键决策、待办事项），支持一键导出Word/Excel；

延伸功能：文档自动分类（如“查找近3个月采购合同”）、语音提醒（如“提醒张经理明天10点前审批采购申请”），覆盖行政多场景需求。

1. 飞书妙记：智能纪要+多语言支持，适配跨国/跨部门会议

飞书作为企业协作平台，其妙记功能是行政人员处理会议记录的“神器”（引用8 ）：

实时转写与翻译：支持中英日等多语言实时转译，解决跨国会议语言障碍；

智能纪要生成：会后自动提取会议总结、待办事项、章节纪要，并同步至飞书文档，方便团队查阅；

历史文件处理：上传已录制的音视频文件，自动生成纪要（如补做之前的会议记录）；

协作功能：纪要可一键分享给参会人员，支持在线编辑、评论，提升信息同步效率。

三、AI工具的核心价值：行政人员的“效率倍增器”

无论是日程管理还是会议记录，AI工具的本质是将行政人员从“繁琐劳动”中解放，聚焦于更有价值的工作（如流程优化、团队协作）。结合10 的分析，其核心好处包括：

提升效率：AI自动完成记录、整理、协调等工作，减少人工耗时（如会议纪要整理时间从2-3小时缩短至10分钟内）；

减少错误：语音识别准确率达95%以上（如飞书妙记），避免手动记录的遗漏或偏差；

智能分析：提取关键决策、待办事项，帮助团队保持步调一致（如WPS AI的“待办追踪”功能）；

多场景适配：覆盖内部会议、招聘面试、客户沟通等行政高频场景，通用性强。

四、选择建议：根据需求选工具

若需免费且简单的日程安排：选Wellpin（适合中小团队/预算有限的企业）；

若需一体化办公（文档+会议+协作）：选WPS AI（与日常办公软件深度集成）；

若需跨国/跨部门会议支持：选飞书妙记（多语言翻译+团队协作功能强大）。

总结：AI技术已成为行政人员的“必学技能”，通过合理利用工具，可大幅提升工作效率，从“事务执行者”转变为“流程优化者”。建议行政人员优先尝试免费工具（如Wellpin、WPS AI），逐步熟悉功能后再扩展至付费工具，实现办公智能化升级。