行政人员AI会议管理操作指南

以下是行政人员使用AI进行会议管理的操作指南，整合了多场景智能化工具的应用方法：

一、会前准备阶段

智能会议预约

通过AI语音指令或系统自动分析参会人员日程，推荐空闲时段和会议室31例如：”AI助手，预定明天下午3点的会议室，邀请市场部全员”。

系统自动同步设备调试、环境参数（温湿度/灯光）等，提升会前准备效率

议程与资料优化

输入会议主题后，AI自动生成包含历史讨论记录、待解决问题的议程模板

上传相关文档后，AI自动纠错、提炼关键数据并标注重点

二、会中管理阶段

实时记录与分析

开启语音转写功能，AI自动区分发言人并生成结构化纪要，支持中英混合识别

通过关键词提取、情绪分析功能，实时标注讨论重点和争议点

多模态协作支持

使用AI问答机器人即时检索公司知识库，快速获取政策文件或数据支撑

对外宾会议启用实时翻译功能，支持方言和专业术语识别

三、会后跟进阶段

智能纪要处理

会议结束自动生成包含摘要、待办事项、行动责任人的时间轴纪要

通过AI提示词优化（如”提取技术部需求”），精准定位关键信息

任务追踪与复盘

AI根据会议结论自动生成任务看板，设置时间节点并推送提醒

通过对比历史会议数据，评估决策执行率和问题闭环情况

四、注意事项

数据安全：涉密会议需启用端到端加密功能，定期清理云端录音

人工校验：重点数据需交叉核对原始录音，避免语音识别误差

工具选择：优先选用支持本地部署、可自定义模型的AI系统，确保适配企业流程

通过以上操作，行政人员可将会议管理耗时降低60%以上，同时提升决策信息的完整性和执行效率。建议定期更新AI模型训练数据，持续优化会议管理效果。